Kantor Pengacara & Advokat Jakarta Timur

Proyek Pengadaan Fiktif oleh Pegawai Yayasan: Apakah Yayasan Dapat Digugat Secara Perdata dan Dipidana?

Proyek pengadaan fiktif menggunakan PO dan kop surat yayasan menimbulkan sengketa dengan vendor. Pelajari tanggung jawab yayasan, gugatan perdata, pidana, somasi, dan PKPU bersama Azhari & Associates.

Dalam dunia bisnis dan pengadaan barang, hubungan antara vendor dengan suatu badan hukum seharusnya dibangun berdasarkan prosedur yang jelas, kewenangan yang sah, dan dokumen transaksi yang dapat dipertanggungjawabkan.

Namun, bagaimana apabila seorang pegawai yang mengaku bekerja pada bagian Purchasing sebuah yayasan menawarkan proyek pengadaan barang elektronik kepada beberapa vendor dengan menggunakan kop surat yayasan, Purchase Order (PO), bahkan tanda tangan Ketua Yayasan?

Permasalahan menjadi semakin kompleks ketika pada transaksi pertama para vendor menerima pembayaran melalui rekening pribadi pegawai tersebut, sedangkan pada transaksi kedua pembayaran tidak dilakukan. Setelah ditelusuri, pegawai yang bersangkutan ternyata sudah tidak bekerja di yayasan, bahkan pihak yayasan menyatakan bahwa orang tersebut bukan pegawainya dan tidak pernah ada pengadaan barang sebagaimana tercantum dalam PO.

Pertanyaannya, apakah ketiga vendor hanya dapat menuntut pegawai yang bersangkutan? Apakah yayasan dapat dimintai pertanggungjawaban? Apakah dapat diajukan gugatan wanprestasi atau Perbuatan Melawan Hukum (PMH)? Bahkan, apakah yayasan dapat diajukan permohonan Penundaan Kewajiban Pembayaran Utang (PKPU)?

Permasalahan tersebut perlu dianalisis secara komprehensif berdasarkan hukum perdata, hukum yayasan, hukum pidana, serta hukum kepailitan dan PKPU.

A. Kronologi dugaan proyek pengadaan fiktif

Berdasarkan ilustrasi perkara yang dianalisis, terdapat seorang individu berinisial A yang menawarkan proyek pengadaan barang elektronik kepada tiga vendor.

A memperkenalkan dirinya sebagai pegawai yayasan yang bertugas pada bagian Purchasing.

Dalam menjalankan transaksi, A mengirimkan Purchase Order menggunakan kop surat yayasan dan dokumen yang mencantumkan tanda tangan Ketua Yayasan.

Terdapat tiga transaksi pengadaan sebagai berikut.

1. Pengadaan kepada Vendor A

Vendor A menerima Purchase Order untuk pengadaan 30 unit telepon genggam iPhone dengan nilai transaksi kurang lebih Rp50.000.000.

2. Pengadaan kepada Vendor B

Vendor B menerima Purchase Order untuk pengadaan 20 unit laptop MacBook dengan nilai transaksi kurang lebih Rp50.000.000.

3. Pengadaan kepada Vendor C

Vendor C menerima Purchase Order untuk pengadaan 30 unit iPad dengan nilai transaksi kurang lebih Rp75.000.000.

Dengan demikian, nilai keseluruhan pengadaan mencapai kurang lebih Rp175.000.000.

B. Pola transaksi pertama dan kedua

Pada pengadaan pertama, ketiga vendor melakukan transaksi dengan mengikuti instruksi A. Pembayaran atas transaksi tersebut dilakukan melalui transfer ke rekening pribadi A.

Dua bulan kemudian, A kembali mengirimkan Purchase Order kepada ketiga vendor dengan jenis barang, jumlah pesanan, dan mekanisme transaksi yang pada pokoknya sama.

Para vendor kemudian melaksanakan pengadaan dan mengajukan invoice untuk penagihan pembayaran.

Namun, berbeda dengan transaksi pertama, pembayaran pada transaksi kedua tidak dilakukan.

Ketika ketiga vendor mendatangi yayasan untuk meminta penyelesaian pembayaran, pihak yayasan menyampaikan beberapa hal:

A bukan pegawai yayasan.
Yayasan tidak pernah melakukan pengadaan barang elektronik tersebut.
Yayasan mempunyai prosedur pengadaan yang mengharuskan setiap vendor membuat kontrak pengadaan.
Kontrak tersebut harus ditandatangani oleh Ketua Yayasan.
Dokumen yang dibawa para vendor hanya berupa Purchase Order, bukan kontrak pengadaan sebagaimana prosedur yayasan.

Pihak yayasan juga menjelaskan bahwa pegawai berinisial A sudah tidak lagi bekerja di yayasan tersebut, bahkan menyangkal hubungan kerja A dengan yayasan.

Sementara itu, pihak yayasan telah membuat laporan pidana terhadap A.

Persoalan hukum yang kemudian timbul adalah apakah penyangkalan yayasan tersebut dapat menghilangkan hak ketiga vendor untuk menuntut pembayaran atas barang yang telah dipesan dan diserahkan?

C. Kedudukan Purchase Order sebagai alat bukti hubungan hukum

Salah satu persoalan penting dalam perkara ini adalah kedudukan Purchase Order atau PO.

Dalam praktik bisnis, PO merupakan dokumen yang lazim digunakan untuk menunjukkan adanya pemesanan barang atau jasa dari pembeli kepada pemasok.

Namun, secara hukum, PO tidak selalu otomatis dapat dianggap sebagai kontrak yang mengikat badan hukum.

Penilaiannya bergantung pada beberapa hal:

Siapa yang menerbitkan PO?
Apakah penerbit mempunyai kewenangan bertindak untuk yayasan?
Apakah PO ditandatangani oleh pihak yang berwenang?
Apakah terdapat penerimaan atau persetujuan dari pihak yang dituju?
Apakah barang benar-benar dikirim dan diterima?
Apakah terdapat bukti komunikasi dan pelaksanaan transaksi?
Apakah pihak yayasan pernah mengetahui atau menerima manfaat transaksi tersebut?

Dalam Pasal 1320 KUHPerdata terdapat empat syarat sahnya perjanjian, yaitu kesepakatan, kecakapan, suatu hal tertentu, dan sebab yang tidak terlarang.

Selanjutnya, Pasal 1338 KUHPerdata mengatur bahwa perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak yang membuatnya.

Dengan demikian, keberadaan PO perlu dinilai bersama seluruh rangkaian transaksi, bukan hanya berdasarkan nama dokumennya.

Apabila PO diterbitkan oleh seseorang yang tidak mempunyai kewenangan dan tanda tangan Ketua Yayasan ternyata dipalsukan, kedudukan hukum yayasan tentu berbeda dengan keadaan apabila PO tersebut benar-benar diterbitkan atau disetujui oleh pejabat yang berwenang.

D. Apakah yayasan dapat dimintai pertanggungjawaban secara perdata?

Persoalan ini merupakan inti dari sengketa antara ketiga vendor dan yayasan.

UU Nomor 16 Tahun 2001 tentang Yayasan sebagaimana diubah dengan UU Nomor 28 Tahun 2004 mengatur bahwa yayasan merupakan badan hukum yang memiliki organ, yaitu Pembina, Pengurus, dan Pengawas.

Pasal 35 mengatur bahwa Pengurus bertanggung jawab atas kepengurusan yayasan untuk kepentingan dan tujuan yayasan serta berhak mewakili yayasan di dalam maupun di luar pengadilan.

Pasal tersebut juga mengatur bahwa Pengurus dapat mengangkat pelaksana kegiatan yayasan sesuai ketentuan Anggaran Dasar.

Oleh sebab itu, terdapat beberapa kemungkinan yang harus dibuktikan.

Pertama, apabila A benar-benar merupakan pegawai atau pelaksana kegiatan yayasan.

Harus diperiksa apakah A pernah diberikan tugas, kewenangan, atau akses untuk melakukan pemesanan barang.

Jika A memang diberikan kewenangan melakukan pengadaan, tetapi kemudian menyalahgunakan kewenangannya untuk kepentingan pribadi, tanggung jawab yayasan harus dinilai berdasarkan batas kewenangan, hubungan hukum, pengetahuan yayasan, serta ada atau tidaknya persetujuan atau ratifikasi atas transaksi.

Kedua, apabila A bukan pegawai yayasan.

Apabila yayasan dapat membuktikan bahwa A sama sekali tidak pernah menjadi pegawai maupun pihak yang diberikan kewenangan, sedangkan PO dan tanda tangan Ketua Yayasan dipalsukan, maka tidak serta-merta yayasan harus menanggung kewajiban transaksi yang dilakukan A.

Namun, tetap perlu diperiksa apakah terdapat tindakan, kelalaian, pembiaran, atau keadaan lain yang secara hukum dapat menimbulkan tanggung jawab yayasan.

Ketiga, apabila yayasan pernah membayar transaksi pertama.

Fakta bahwa transaksi pertama dibayarkan melalui rekening pribadi A merupakan fakta yang perlu ditelusuri secara mendalam.

Pertanyaan yang perlu dijawab adalah:

Apakah pembayaran pertama berasal dari rekening yayasan?
Siapa yang memerintahkan pembayaran?
Apakah pembayaran tersebut tercatat dalam pembukuan yayasan?
Apakah Ketua Yayasan mengetahui transaksi tersebut?
Apakah yayasan menerima barang dari transaksi pertama?
Apakah pembayaran merupakan persetujuan atas pengadaan atau justru merupakan bagian dari modus penipuan A?

Pembayaran transaksi pertama tidak otomatis menjadi pengakuan yayasan terhadap transaksi kedua. Akan tetapi, apabila terbukti dilakukan dengan sepengetahuan atau persetujuan organ yayasan, fakta tersebut dapat menjadi bukti penting mengenai pola hubungan transaksi dan kewenangan A.

E. Apakah ketiga vendor dapat mengajukan gugatan wanprestasi?

Gugatan wanprestasi dapat diajukan apabila dapat dibuktikan bahwa yayasan merupakan pihak yang terikat dalam perjanjian pengadaan.

Vendor harus mampu membuktikan bahwa:

Terdapat kesepakatan pengadaan antara vendor dengan yayasan.
Pihak yang melakukan pemesanan mempunyai kewenangan yang dapat dipertanggungjawabkan kepada yayasan.
Vendor telah melaksanakan kewajibannya.
Yayasan tidak memenuhi kewajiban pembayaran yang telah jatuh tempo.

Apabila seluruh unsur hubungan kontraktual tersebut terbukti, vendor dapat mempertimbangkan gugatan wanprestasi berdasarkan Pasal 1238 dan Pasal 1243 KUHPerdata, sesuai keadaan dan bukti perkara.

Tuntutan dapat mencakup pembayaran pokok utang dan kerugian yang dapat dibuktikan menurut hukum.

F. Apakah vendor dapat mengajukan gugatan Perbuatan Melawan Hukum?

Apabila yayasan membantah adanya hubungan kontrak, vendor dapat mempertimbangkan gugatan PMH berdasarkan Pasal 1365 KUHPerdata.

Namun, perlu diingat bahwa gugatan PMH bukan jalan pintas untuk membebankan utang pribadi A kepada yayasan.

Vendor harus membuktikan:

Adanya perbuatan melawan hukum.
Adanya kesalahan.
Adanya kerugian.
Adanya hubungan sebab akibat antara perbuatan dan kerugian.

Misalnya, ditemukan bukti bahwa pihak yayasan mengetahui transaksi, membiarkan A menggunakan identitas yayasan, menerima manfaat barang, atau melakukan tindakan lain yang secara hukum menimbulkan kerugian bagi vendor.

Sebaliknya, apabila terbukti A bertindak sepenuhnya sendiri, memalsukan tanda tangan, dan mengalihkan seluruh pembayaran ke rekening pribadinya tanpa sepengetahuan yayasan, dasar untuk menuntut yayasan harus dianalisis lebih hati-hati.

G. Apakah laporan pidana yayasan terhadap A menghapus kewajiban pembayaran?

Jawabannya tidak otomatis.

Laporan pidana yang dibuat yayasan terhadap A merupakan langkah hukum untuk menyelidiki dugaan tindak pidana.

Namun, laporan tersebut tidak dengan sendirinya menentukan apakah yayasan mempunyai hubungan perdata dengan ketiga vendor.

Harus dibedakan antara dua persoalan:

Tanggung jawab pidana A atas dugaan penipuan atau pemalsuan dokumen.
Tanggung jawab perdata yayasan apabila terbukti menjadi pihak dalam transaksi pengadaan.

Keduanya mempunyai unsur pembuktian dan tujuan hukum yang berbeda.

H. Langkah hukum yang dapat dilakukan ketiga vendor

Apabila yayasan tetap menolak pembayaran, ketiga vendor sebaiknya tidak langsung mengambil langkah hukum tanpa terlebih dahulu mengamankan bukti.

Berikut langkah yang dapat dilakukan.

1. Mengamankan seluruh dokumen transaksi

Setiap vendor harus mengumpulkan PO, invoice, surat jalan, bukti pengiriman, bukti penerimaan barang, percakapan WhatsApp, email, rekaman komunikasi yang diperoleh secara sah, dan bukti transfer.

2. Meminta klarifikasi tertulis kepada yayasan

Mintalah penjelasan mengenai keaslian tanda tangan Ketua Yayasan, status A, prosedur pengadaan, dan apakah yayasan pernah melakukan pembayaran pada transaksi pertama.

3. Melakukan pemeriksaan tanda tangan dan dokumen

Jika yayasan menyangkal tanda tangan, vendor dapat meminta agar dokumen diperiksa melalui mekanisme pemeriksaan forensik yang berwenang.

4. Mengirimkan somasi

Somasi ditujukan kepada pihak yang secara hukum diduga mempunyai kewajiban pembayaran, dengan menguraikan dasar tagihan, bukti transaksi, dan tuntutan penyelesaian.

5. Mempertimbangkan gugatan perdata

Jika hubungan hukum dengan yayasan dapat dibuktikan, vendor dapat mempertimbangkan gugatan wanprestasi atau PMH sesuai konstruksi perkara.

6. Menempuh langkah pidana terhadap A

Apabila ditemukan indikasi penipuan dan pemalsuan, vendor dapat memberikan keterangan dan bukti kepada penyidik, termasuk mempertimbangkan laporan pidana tersendiri apabila terdapat dugaan tindak pidana yang merugikan vendor.

I. Kesimpulan hukum

Berdasarkan kronologi tersebut, terdapat dua kepentingan hukum yang harus dipisahkan.

Pertama, dugaan penyalahgunaan identitas yayasan dan dokumen pengadaan oleh A.

Kedua, hubungan hukum antara yayasan dan ketiga vendor atas pengadaan barang elektronik senilai kurang lebih Rp175 juta pada transaksi kedua.

Yayasan tidak otomatis bebas dari tanggung jawab hanya dengan menyatakan A bukan pegawainya. Sebaliknya, yayasan juga tidak otomatis wajib membayar hanya karena terdapat PO menggunakan kop surat dan tanda tangan Ketua Yayasan.

Faktor yang paling menentukan adalah keaslian dokumen, kewenangan A, pengetahuan organ yayasan, proses pembayaran transaksi pertama, pengiriman dan penerimaan barang, serta ada atau tidaknya manfaat yang diterima yayasan.

Dalam perkara seperti ini, pendampingan Kantor Pengacara dan Kantor Advokat yang memahami sengketa perdata, hukum korporasi, dan hukum pidana sangat diperlukan agar posisi hukum masing-masing vendor dapat dibangun berdasarkan bukti yang kuat.

Azhari & Associates – Kantor Pengacara & Advokat Jakarta Timur memberikan layanan konsultasi, analisis perkara, penyusunan somasi, pendampingan hukum, serta penanganan sengketa perdata dan korporasi.